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News 03

DÉMATÉRIALISATION ET ARCHIVAGE

DE L’ACTE D’AVOCAT

 

Clarisse Berrebi, présidente de la Commission Intranet & Nouvelles technologies, a présenté lors de l’assemblée générale des 5 et 6

juillet dernier, un rapport sur la dématérialisation et l’archivage de l’acte d’avocat.

 

Après avoir repris les travaux menés par le Conseil national des barreaux depuis 2007 et Pris connaissance de ceux actuellement

menés par le Barreau de Paris et la Confé rence des bâtonniers, la Commission Intranet & Nouvelles Technologies a proposé la mise

en place de façon prioritaire d’une solution globale de dématérialisation des actes d’avocat.

 

Au-delà de la demande d’insertion dans la loi du 31 décembre 1971 d'un article 66-3-4

nouveau prévoyant que « les copies numériques de l’acte revêtues par le ou les rédacteurs d’une signature électronique répondant aux

exigences de l’article 1316-4 alinéa 2 du code civil, ont la même force probante que l’original », il est apparu à la Commission que la

conservation seule ne suffit pas, et qu’une solution complète de dématérialisation permettra sans aucun doute d’imposer l’acte d’avocat

dans le paysage des actes juridiques et de gagner en attractivité.

L’évolution des usages n’implique pas une disparition du papier qui résistera certainement à la poussée du numérique. Toutefois, nous

devons être capables d’abolir les distances, de nous affranchir de toute présence physique et d’aboutir à un système qui permettra d’établir,

de signer et d’archiver un acte totalement dématérialisé, opéré à distance physique des parties et/ou de l’avocat.

 

Le véritable enjeu réside en conséquence dans les notions de confiance et de tiers de confiance qui doivent être mises en avant et guider

nos réflexions. Ainsi, l’acte d’avocat, par ses qualités, peut devenir par nature l’acte 100 % dématérialisé par excellence. Le processus se

décomposerait en trois étapes autour de la notion clef de tiers de confiance :

  

L’élaboration de l’acte d’avocat

dématérialisé

 

La version finale de l’acte d’avocat élaboré par les parties sera déposée par l’avocat rédacteur sur un parapheur électronique, logiciel permettant

la validation d'un document électronique suivant un processus avant sa signature électronique. Cet outil scellera la version déposée, qui ne pourra

subir aucune modification. Une date technique pourrait être incrémentée ou une date manuelle. Ce parapheur électronique, véritable clé du succès

de l’acte d’avocat, doit être hébergé sur une plateforme gérée par le Conseil national des barreaux, tiers de confiance entre les avocats

rédacteurs et contresignataires. Il constitue un outil capital qui favorise la dématérialisation complète de flux documentaires nécessitant une valeur probante.

 

La signature de l’acte d’avocat

dématérialisé

 

S’agissant d’un acte sous seing privé, l’acte d’avocat dématérialisé devra d’abord recueillir la signature des parties dans les conditions de l’article 1316-4 du

code civil. Le succès de l’acte dématérialisé dépend de la garantie de la réalité de l’identité des cocontractants. L’avocat se positionne alors comme un tiers de

confiance entre les parties signataires dont les identités seront assurés par l’avocat qui enregistrera lui-même et, le cas échéant, en sa présence, le certificat

électronique de la partie signataire. Grâce à ce certificat, le contractant pourra signer l’acte à partir de n’importe quel navigateur internet et à distance de son

cocontractant. Ce certificat sera éphémère, pourrait être enregistré par l’avocat sous certaines requêtes et serait confirmé au moment de la signature effective

par l’envoi sur le téléphone mobile du contractant (préenregistré par l’avocat) d’un code chiffré permettant de débloquer le certificat. Dès lors que les parties auront

signé l’acte, l’avocat ou les avocats pourront le contre signer grâce à leur clef USB d’authentification forte délivrée pour l’utilisation d’e-Barreau.

 

La restitution de l’acte d’avocat

 

L’archivage et la conservation, qui sont deux choses différentes, devront être prévus. La conservation ou le stockage, c’est l’enregistrement non structuré laissant à

l’utilisateur l’ensemble des charges et responsabilités. L’archivage consiste à sceller la version définitive signée et, le cas échéant, enregistrée auprès d’un tiers archiveur

de confiance qui gèrera les risques pour le compte du Conseil national des barreaux. L’archivage est un mode de conservation à valeur probante. Le tiers archiveur garantira

l’intégrité des données, la conservation dans le temps sur une durée de 99 ans maximum et la restitution de l’acte (réversibilité).

Cinq étapes permettent de garantir la force probante :

   - l’horodatage qui est la date d’archivage qui pourrait être différente de la date de signature ;

   - le calcul d’empreintes (mots clefs selon nomenclature) ;

   - le scellement de l’acte archivé ; 

   - l’indexation pour retrouver le document ;

   - l’ARF (accusé de réception fonctionnel) qui permet de récupérer le document à tout moment.

 

L’acte d’avocat dématérialisé pourrait être imprimé, téléchargé et conservé par le client sur ses propres serveurs. Il devrait aussi pouvoir être retrouvé par l’avocat sur la plateforme

de sécurité sur laquelle il aura été déposé. Son intégrité serait assurée pendant une période donnée et il serait conservé.

Afin de répondre aux exigences de confidentialité et de secret professionnel, chaque avocat rédacteur devra disposer d’un espace personnel accessible grâce à sa clef d’authentification

(numéro CNBF). En cas de pluralité d’avocats, l’acte serait conservé sur l’espace sécurisé de chacun des avocats ayant apposé son contreseing. A tout moment l’avocat devrait pouvoir

rappeler l’acte, le télécharger et/ou l’imprimer, voire le transférer directement à son client avec une valeur probante. La plateforme devrait donc disposer d’un moteur de recherche sophistiqué

capable de restituer l’acte aux avocats. Il conviendra de prévoir une nomenclature des actes d’avocats dématérialisés. Des travaux ont d’ores et déjà été menés en ce sens. Il s’agit d’un projet

prioritaire pour le Conseil national des barreaux qui organisera à brève échéance la mise en place de l’architecture technique du parapheur et du coffre-fort électroniques. Parallèlement,

la Commission Intranet & Nouvelles technologies travaillera à obtenir la réalisation des formalités en ligne et à mettre à jour les certificats pour une parfaite efficience du système mis en œuvre.

  

C’est dans ce cadre que, saisie exclusivement par les bâtonniers ou les membres des Conseils de l’Ordre en exercice ayant reçu une délégation du bâtonnier, la commission SPA a notamment

pour mission d’émettre des avis techniques, à caractère purement consultatif, en répondant aux questions rencontrées en pratique par les ordres dans leur activité en lien avec le traitement

des problématiques sociales et fiscales, ainsi que dans le traitement des difficultés liées à la vie des structures d’avocats (litiges entre associés, constitution…).

 

UNE BASE DE RÉFÉRENCE ANCRÉE DANS

LA PRATIQUE QUOTIDIENNE

 

Afin de mettre au service du plus grand nombre cette mine d’informations pratiques constituée au fil du temps et des travaux de la commission, cette dernière a décidé de mettre en ligne une

base de données de ses avis techniques s’appuyant sur les interrogations des bâtonniers.

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